Consigner, pour chaque accord de conservation, un rapport de documentation de base signé par une personne détenant l’expertise technique nécessaire, comprenant des descriptions écrites, des cartes et des photographies, afin de documenter :
Les valeurs de conservation protégées par l’accord de conservation.
Les conditions pertinentes en présence sur le site et qui doivent être prises en compte afin d’assurer le suivi et la mise en application de l’accord de conservation.
Préparer le rapport de documentation de base et le faire signer par le propriétaire foncier et l’organisme de conservation avant ou au moment de conclure la transaction.
Les rapports de documentation de base qui nécessitent la collecte de données techniques doivent être préparés avec l’aide de professionnels détenant la formation et l’expertise appropriées.
S’il est impossible de préparer un rapport de documentation de base complet avant de conclure la transaction en raison de conditions saisonnières sur le site, le propriétaire foncier et l’organisme de conservation signent une annexe prévoyant la conclusion du rapport complet ainsi qu’une reconnaissance des données provisoires au moment de conclure la transaction.
Dans les circonstances limitées où des changements importants surviennent à la terre protégée (p. ex. en raison d’un feu de forêt ou de l’érosion des berges) ou à l’accord de conservation lui-même (p. ex. en raison d’une modification à l’accord ou de l’exercice d’un droit d’utilisation), documenter ces changements de manière appropriée, notamment au moyen de rapports de suivi, d’un supplément au rapport de documentation de base ou d’un rapport sur les conditions actuelles.
Le propriétaire foncier et l’organisme de conservation doivent chacun détenir au moins un exemplaire original du rapport de documentation de base signé.