Consultations


Consultation ouverte (août à octobre 2020)

Lors d’une consultation à grande échelle tenue de la fin du mois d’août au début du mois d’octobre 2020, le CCT a sollicité des commentaires sur un document de discussion décrivant le plan du programme d’assurance du rendement ainsi que des options potentielles en matière de gouvernance. Il a également encouragé la rétroaction sur les éléments de pratique tirés des normes et pratiques des organismes de conservation canadiens pouvant servir de base au programme.

Les réponses à la consultation ouverte ont été plutôt cohérentes et ont permis de dresser une liste des éléments de pratique à privilégier dans la prochaine phase de l’élaboration du programme. En plus des commentaires reçus lors de la consultation, la liste des actuels éléments de pratique concorde avec les conseils d’orientation stratégique du forum national de février 2020, ainsi qu’avec les commentaires du comité consultatif et du groupe de travail. De plus, la plupart des éléments de cette liste correspondent à ceux du programme d’accréditation des organismes de conservation aux États-Unis. À la suite de la consultation ouverte, le CCT a tenu des conférences téléphoniques avec le comité consultatif et le groupe de travail afin de discuter des résultats de la consultation et de déterminer les prochaines étapes.

Démonstration de concept (février à juin 2021)

Conformément aux principes du CCT à l’égard du programme, nous avons consulté 14 organismes de conservation afin de nous assurer que le programme d’assurance du rendement est accessible et réaliste pour les divers organismes au sein de la communauté et afin d’aider à cerner les lacunes à combler ou les modifications à apporter pour améliorer le programme.

Les organismes de conservation qui ont participé à cet exercice venaient de partout au Canada et allaient d’organismes de grande envergure à de petits organismes bénévoles. Les organismes participants ont reçu un cahier de travail pour formuler des commentaires au sujet de la liste des éléments de pratique prioritaires (définis dans le cadre de la consultation en 2020) et de la liste des éléments de preuve correspondants pour démontrer la mise en œuvre efficace des éléments de pratique. Les organismes qui ont participé à l’exercice ont parlé avec franchise des avantages et des défis d’un programme et ont fait part de suggestions sur la façon de le rendre plus accessible et de mieux répondre aux besoins de la communauté. Le processus était principalement axé sur la nature des éléments de preuve examinés, sur la compréhension du genre de soutien requis par l’organisme et sur la confirmation que les éléments de pratique tirés des Normes et Pratiques seraient un reflet fidèle du rendement de l’organisme.

Résultats

  • Éléments de pratique prioritaires

Dans le cadre du forum, de la consultation ouverte et du processus de démonstration de concept, la communauté a hésité à utiliser tous les éléments de pratique tirés des Normes et Pratiques, souhaitant éviter que la participation au programme d’assurance du rendement soit trop exigeante ou onéreuse. En utilisant la liste des éléments de pratique prioritaires découlant de la consultation ouverte, les participants à l’exercice ont affiné la liste des éléments de pratique sélectionnés et ont contribué à réduire les redondances dans la liste.

  • Nature des éléments de preuve et démonstration d’une mise en œuvre efficace

Le CCT a créé une liste préliminaire de documents ou d’autres renseignements qu’un candidat pourrait fournir pour démontrer la mise en œuvre efficace des éléments de pratique des indicateurs. Cette liste a été revue et affinée par les participants à l’exercice. Les organismes participants ont recommandé différents termes et formulé des commentaires visant à veiller à ce que les exigences du programme soient claires, simples et faciles à comprendre. En outre, certains éléments de preuve ont été supprimés, ou d’autres approches ont été suggérées. La contribution fournie permet de s’assurer que le programme est le reflet de la diversité au sein de la communauté de la conservation au Canada.

  • Niveau d’effort

Dans le cadre du forum, de la consultation ouverte et du processus de démonstration de concept, la communauté a exprimé ses préoccupations quant au temps nécessaire pour participer au programme. La hiérarchisation des éléments de pratique et la liste affinée des éléments de preuve réduisent la charge de travail et les efforts requis par un candidat au programme. Au cours du processus de démonstration de concept, de nombreux organismes participants ont indiqué que le niveau d’effort était raisonnable, en particulier pour ceux qui disposent d’un système numérique pour l’organisation de leurs documents et dossiers.

  • Ressources et soutien

Pour s’assurer que tous les candidats sont bien équipés, les organismes ont recommandé des modèles et des directives pour certains types d’éléments de preuve (par exemple, des politiques écrites), des possibilités de mentorat et d’apprentissage entre pairs, l’utilisation d’études de cas sur la façon dont les documents seraient évalués, ainsi qu’un soutien financier pour les candidats. Un outil d’auto-évaluation a également été suggéré pour aider les organismes à comprendre leurs progrès dans l’élaboration de politiques et de procédures basées sur les Normes et Pratiques. Des renseignements existants sont disponibles pour aider les organismes de conservation à élaborer des politiques et des procédures, notamment des renseignements du Réseau de Milieux Naturels protégés, l’Ontario Land Trust Alliance et de la Land Trust Alliance of BC. Il a également été noté qu’il faut s’assurer qu’un organisme dispose de suffisamment de temps pour rassembler et réviser les documents relatifs au programme.

  • Détermination du niveau de rendement

Les idées et les suggestions sur la personne qui devrait être responsable de l’évaluation pour déterminer le niveau de rendement d’un organisme ont été productives, mais pas définitives. Certains organismes préféraient encore que toutes les évaluations et tous les examens soient effectués au sein de la communauté des organismes de conservation plutôt que par un vérificateur ou un fournisseur de services de vérification tiers. D’autres organismes préfèrent adopter une approche interne pour l’examen et l’évaluation afin de s’assurer que les examinateurs et les évaluateurs comprennent les complexités de la conservation des terres privées et la nature particulière de la communauté de la conservation des terres privées. De plus, l’utilisation de vérificateurs externes ou tiers aurait des répercussions financières potentielles que les organismes souhaiteraient éviter.

D’autres organismes encore ont préféré une approche hybride faisant appel à un vérificateur tiers (approuvé et formé par le CCT) pour les éléments de pratique des indicateurs liés aux normes organisationnelles dans les Normes et Pratiques, et à des praticiens ou experts dans le domaine des organismes de conservation pour les éléments de pratique des indicateurs liés aux normes d’acquisition et d’intendance. Par ailleurs, les normes organisationnelles pourraient être examinées par un comité du CCT composé de personnes (notamment des membres de la communauté de la conservation des terres) possédant l’expertise nécessaire tout en assurant l’indépendance et en évitant les conflits d’intérêts potentiels.

  • Modèle conceptuel

Les organismes n’avaient pas d’idées définitives sur le modèle conceptuel du programme, à savoir si un organisme doit être évalué et faire l’objet d’un rapport global ou par norme individuelle. Néanmoins, les conversations ont été instructives et utiles pour aider le CCT à comprendre les nuances de la manière de rendre compte du rendement et les répercussions potentielles du programme d’assurance du rendement sur les participants.

Certains organismes qui préféraient une évaluation par norme individuelle ont souligné que ce modèle permettait une amélioration continue (l’organisme saurait où se trouvent ses lacunes et comment s’améliorer). Par ailleurs, certains organismes ont préféré une évaluation globale à l’échelle de l’organisme, qui pourrait également mettre en évidence les domaines d’amélioration grâce aux commentaires reçus directement par l’organisme (non publiés à l’externe).

  • Terminologie

Les organismes n’ont pas tous la même opinion sur la terminologie à utiliser pour le programme. Avant le forum de février 2020, les organismes hésitaient à utiliser le terme « accréditation » et, dans le cadre du forum, ils ont manifesté une réticence à s’appuyer sur un système gradué (comme l’utilisation des niveaux « or, argent ou bronze »).

Au cours des discussions menées dans le cadre du processus de démonstration de concept, les organismes ont continué à exprimer leurs préférences pour un système unique ou gradué. Bien qu’aucune option n’ait été privilégiée dans l’ensemble, certains organismes ont semblé à l’aise avec l’utilisation d’une terminologie plus descriptive pour désigner le moment où un organisme participe au programme d’assurance du rendement (par exemple, « organisme participant » ou « en cours ») et d’un autre terme pour désigner le moment où l’organisme a achevé le processus avec succès (par exemple, « conforme » ou « exigences du programme satisfaites »).

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